FAQ cultuurfondsen

Doe een aanvraag   Toekenningen   Bossche Culturele Basis  
Overzicht andere fondsen   Contact   Aanmelden nieuwsbrief   

Waarom moet ik mijn project aanmelden?
Om subsidie bij de cultuurfondsen aan te vragen moet je jouw project altijd aanmelden. Dit is nodig voor de administratie. Mocht je een foutje hebben gemaakt bij het invullen: de gegevens kunnen later nog gewijzigd worden. Dat geldt ook voor geüploade documenten. 

Wat is het verschil tussen aanmelden en indienen?

• Bij aanvragen onder de €3.000 is de procedure heel simpel en is aanmelden en indienen in de praktijk hetzelfde. Voor het aanmelden/indienen van je project moet je het plan beschrijven (in max. 1000 tekens), beschrijven waarom het past bij één van de cultuurfondsen (in max. 1000 tekens) en een begroting toevoegen. Mocht het nodig zijn om later nog documenten toe te voegen of dingen te wijzigen, dan kan dat gewoon. 

• Bij aanvragen vanaf €3.000 beoordeelt een externe commissie tweemaal per jaar de aanvragen. Om ervoor te zorgen dat de aanvraag zoveel mogelijk kans maakt op een positief advies, begeleidt de fondssecretaris de aanvraag voordat deze definitief wordt ingediend. Om hier genoeg tijd voor te hebben is er een aanmelddatum één maand vóór de indien deadline.

Zitten er mensen achter het aanmeldformulier of is alles geautomatiseerd?
Alle informatie die je invult komt bij een van de fondssecretarissen terecht. Het is dus geen ramp als je een foutje maakt bij het invullen. 

Wat zijn de deadlines?
Aanvragen onder de €3.000 hebben geen deadlines. De deadlines voor aanvragen vanaf €3.000 staan op de gemeentelijke website.

Is het handig om eerst te bellen of mailen voordat ik mijn plan aanmeld?
Nee, het is beter om eerst je project aan te melden. Daarna neemt een van de fondssecretarissen contact met je op. 

Wat is een beschikking?
Een beschikking is een officiële beslissing (van de gemeente). Een beschikking voor een fondsaanvraag kan een toekenning of afwijzing zijn.

Waar staan de subsidieregeling en ASV (algemene subsidieverordening)?
Deze staan op de gemeentelijke website.

PR en communicatie:

Is het mogelijk dat de gemeente mijn evenement meeneemt in communicatieuitingen? 
De gemeente neemt slechts in specifieke gevallen culturele evenementen mee in de online communicatie en social media.

Hoe kan ik zelf mijn culturele evenement promoten? 
Je kunt op verschillende manieren aandacht vragen voor jouw project of evenement. Het is mogelijk om jouw culturele evenement bij verschillende UIT-agenda’s en cultuurplatforms aan te melden.

Waaruit bestaat de aanvraag?
Voor het aanmelden/indienen van je project moet je het plan (in max. 1000 tekens) beschrijven, beschrijven waarom het project past bij één van de cultuurfondsen (in max. 1000 tekens) en een begroting toevoegen. Mocht je een foutje hebben gemaakt bij het invullen: de gegevens kunnen later nog gewijzigd worden. Dat geldt ook voor geüploade documenten. 

Moet je een rechtspersoon zijn (zoals een stichting of vereniging) om een bedrag onder de €3.000 aan te vragen?
Nee, als individu of als zzp'er mag je gewoon een aanvraag onder de €3.000 indienen. 

Hoe uitgebreid moet de begroting zijn?
De begroting moet realistisch zijn en duidelijk maken waarom een bijdrage van de Cultuurfondsen nodig is. Wat zijn de inkomsten en welke uitgaven zijn er? Daarnaast moet de begroting vanzelfsprekend sluitend zijn. Dat betekent dat de inkomsten en uitgaven op 0 moeten uitkomen. 

Zijn andere inkomsten nodig? 
Ja, de bijdrage van de Cultuurfondsen moet in verhouding staan met de andere inkomsten en uitgaven. Eigen inbreng (zoals materiaal en uren) mogen gekapitaliseerd worden in de begroting (dus op de begroting worden gezet als post) .

Waaruit bestaat de aanvraag?
Een aanvraag voor bedragen vanaf €3.000 bestaat uit één pdf. Daarin zit de ondertekende aanbiedingsbrief en de inhoudelijke projectaanvraag. Uit welke onderdelen de projectaanvraag precies bestaat, staan in de subsidieregelingen beschreven. 

Is er een format voor de aanvraag?
Nee, er is geen officieel format voor de projectaanvraag. Er is wel een hulpformat (of uitgebreide checklist) dat je als hulpmiddel kunt gebruiken. Dit kun je hier vinden.

Is het hulp-format verplicht?
Nee, het hulpformat is niet verplicht te gebruiken, het mag natuurlijk wel. Het kan sowieso als handvat dienen bij het schrijven van de aanvraag.

Wat houdt het 'Monitorings- en evaluatieplan' in?

• Monitoring is tijdens het project/proces in de gaten houden of je op de goede weg bent.
• Evaluatie is na afloop terugkijken wat er goed en minder goed ging.

Beschrijf bij beide onderdelen hoe en op welke momenten je dat doet. Wat bepaalt of je wel of niet op de goede weg bent? Welke risico’s zijn er en hoe dek je die zo goed mogelijk af? Wanneer het project is afgelopen, op welke wijze ga je dan evalueren? Welke factoren bepalen of het project geslaagd of niet geslaagd is?

Van welk onderdeel is de kans het grootst dat ik het ga vergeten?
Vaak wordt de (ouderwetse) handtekening op de (digitale) aanbiedingsbrief vergeten. 

Is er een maximum aantal woorden voor de projectaanvraag?
Er is geen officieel maximum aantal woorden, maar omdat de commissieleden niet te overbelasten met leeswerk vragen we om 5.000 woorden aan te houden als officieuze bovengrens. Daarnaast is een beperkt aantal woorden vaak bevorderlijk voor de leesbaarheid van de aanvraag. 

Mag je afbeeldingen gebruiken?
Ja, er mogen afbeeldingen in je aanvraag gebruikt worden. Gebruik er precies genoeg om de inhoud van de aanvraag te ondersteunen. Toegekende aanvragen komen online te staan. Je mag daarom alleen afbeeldingen gebruiken waarvoor je toestemming hebt van de eigenaar of afbeeldingen die rechtenvrij zijn. 

Hoe moet ik de definitieve aanvraag indienen?
Je krijgt vóór de deadline een email van de fondssecretaris met uitleg over het definitief indienen van de aanvraag. Let op: je moet je eerst aanmelden via de gemeentelijke website voordat je je aanvraag definitief kunt indienen.

Moet je een rechtspersoon zijn om aan te vragen?
Bij bedragen tot €5.000 kan iedereen een aanvraag indienen. Bij bedragen daarboven moet je een rechtspersoon zijn (zoals stichting of vereniging).

Kan er een kleiner bedrag of een percentage van het aangevraagde bedrag worden toegekend? 
Een toekenning betekent dat het gehele aangevraagde bedrag wordt toegekend. De situatie kan zich echter voordoen dat het geld in het fonds niet toereikend is om alle toekenning uit te betalen. Het uitgangspunt is alles of niets maar in uitzonderlijke gevallen kan een aangepast bedrag worden toegekend.

Andere fondsen (of andere geldschieters) hebben geen bijdrage gehonoreerd die wel waren begroot. Wat moet ik nu doen?
Neem contact op met de fondssecretaris. Omdat minder inkomsten gevolgen kan hebben voor de praktische uitvoering van het project (en daarmee ook voor de definitieve subsidievaststelling) moet je aangeven wat dat betekent voor jouw project. 

Ik kan mijn plan niet uitvoeren zoals beschreven in de aanvraag. Wat moet ik nu doen?
De subsidie wordt toegekend op basis van het projectplan dat je hebt ingediend. Als er door omstandigheden grote wijzigingen plaatsvinden in de (verwachte) uitvoering van het project, moet je de fondssecretaris hierover informeren. Dat kan namelijk gevolgen hebben voor de definitieve subsidievaststelling. 

Het project is afgelopen. Wat moet er allemaal in het inhoudelijk en financieel verslag staan?
Uiterlijk 13 weken na de uitvoering van het project moet je een inhoudelijk en financieel verslag sturen. In de subsidievoorwaarden staat beschreven wat daarin in moet (artikel 9). In de beschikking die je per post hebt ontvangen staat hoe je het verslag moet terugsturen.